Méthode Shape Up : principes fondamentaux et cas concret d’implémentation

Qu’est-ce que la méthode Shape Up ?

Imaginez un peu : vous êtes au volant de votre voiture, prêt à appuyer sur le champignon mais sans carte ni GPS. C'est un peu l'anarchie des méthodes de gestion de projet classiques, où on fonce tête baissée. La méthode Shape Up, c'est comme si vous aviez soudain un itinéraire clair, un trajet optimisé non pas pour la vitesse, mais pour l'efficacité. 

Shape up a émergé en 2019, à travers un livre rédigé par Ryan Singer, en charge de la stratégie produit chez Basecamp. Il s’agit donc de leur méthode utilisée pour développer leur offre. 

Shape Up s’adresse aux équipes qui ont du mal à délivrer des produits porteurs de valeur dans les délais impartis. L’objectif est simple, il s’agit d’éviter de subir les contraintes au jour le jour, et de ne pas tomber dans le piège des très gros projets sans limites claires.

Ainsi, au lieu de sprints courts typiques de Scrum, Shape Up utilise des cycles de développement plus longs, favorisant une planification approfondie et un design soigné. Cette approche permet de mieux façonner (shaping) les projets avant de passer à la phase de développement (building), assurant ainsi que tous les éléments nécessaires soient disponibles pour un travail efficace et ciblé.

Quels sont les principes fondamentaux de l’organisation Shape Up ?

La méthodologie Shape Up repose sur plusieurs principes fondamentaux. Ces principes clés sont essentiels pour comprendre et réussir l'implémentation de Shape Up au sein de votre organisation.

Des cycles de Six Semaines

Le premier pilier de Shape Up est l'organisation du travail en cycles de développement d’une période de six semaines. Contrairement à Scrum, où chaque sprint dure généralement 2 semaines. Ces cycles permettent aux développeurs et aux designers de se concentrer sur la création de produits de qualité, en maintenant l'agilité au cœur du processus. Les cycles de six semaines sont suffisamment longs pour développer des fonctionnalités complexes, mais assez courts pour maintenir un sentiment d'urgence et de dynamisme au sein des équipes.

Une approche “appétit”

Cette approche dans la méthode Shape Up est assez complexe à comprendre. Elle représente la volonté et la capacité d'une équipe à se consacrer à un projet ou une fonctionnalité spécifique dans un cycle donné. Au lieu de baser le travail sur des estimations de temps qui peuvent souvent être imprécises, Shape Up propose de déterminer l'appétit, ou le temps alloué, pour réaliser la feature. Cela implique de décider dès le début combien de temps l'équipe est prête à investir pour apporter une solution à un problème spécifique, sans s'étendre au-delà. Cette approche force les équipes et les décideurs à réfléchir à la valeur et à l'importance d'une fonctionnalité, et à adapter la solution proposée à l'appétit défini, plutôt que d'ajuster celui-ci en fonction d'une solution préconçue. Cela encourage une gestion plus stratégique des ressources et assure que l'équipe reste concentrée et motivée pour livrer dans les délais, en évitant les débordements et le travail excessif. L'appétit guide donc la prise de décision dans le processus de betting table et joue un rôle crucial dans la priorisation et l'allocation des ressources au sein de l'organisation.

Les différentes étapes du cycle projet dans la méthode Shape Up

Shaping

Le shaping dure 6 semaines et consiste à définir et affiner le scope d'un projet avant son lancement en développement. Cette phase implique un travail de design, de réflexion et de planification pour s'assurer que les projets sont bien pensés, réalistes et clairement délimités. Le shaping permet d'éviter les surprises et les changements de cap coûteux en cours de développement.

Cette phase se conclut par la rédaction d’un pitch complet comprenant : 

• La problématique à résoudre
• L’estimation de l’appétit
• La solution
• Les erreurs à éviter
• Ce qui ne sera pas fait
  
  

Betting Table

La "betting table" est le processus par lequel les projets sont sélectionnés pour le prochain cycle de développement. Lors de cette réunion qui dure généralement 1 à 2h, les décideurs (CEO, CTO, Product Strategist) débattent sur les projets qui seront développés, en se basant sur les pitchs préparés pendant la phase de shaping. Ce système permet de définir la direction à prendre et de s'engager pleinement sur les projets choisis.

En d'autres termes, la méthode Shape Up se passe de la gestion fastidieuse d'un backlog. Toutes les 6 semaines, l'équipe se voit présenter une sélection restreinte de pitchs prêts à être évalués et sur lesquels investir leur temps pour le cycle à venir. Et si jamais un pitch pertinent n'est pas retenu pour le cycle actuel, rien n'empêche de le soumettre de nouveau lors de la prochaine Betting Table pour avoir une autre chance d'être mis en œuvre.

Building

C’est concrètement la phase de développement des projets conçus et choisis lors de la phase de Shaping et de Betting Table. Cette phase dure 6 semaines, au lieu d’un sprint de 2 semaines en Scrum, et est dédiée au développement des fonctionnalités, produits ou améliorations sélectionnés. Pendant ce temps, les équipes travaillent de manière autonome, avec une direction claire mais sans microgestion, pour accomplir les objectifs fixés pendant le shaping.

Cooldown

Le cooldown est une période de deux semaines suivant chaque cycle de six semaines, où les développeurs sont encouragés à se détendre, à réfléchir et à travailler sur des tâches de moindre priorité. Cette phase offre un temps précieux aux équipes pour l'apprentissage, l'amélioration des processus internes, le développement d’une fonctionnalité non prioritaire, la résolution de la dette technique et le débogage, contribuant ainsi à la santé et au bien-être des équipes.

Après avoir lu toutes ces phases, vous vous grattez peut-être la tête en vous demandant comment les phases de Shaping et de Building, qui durent chacune 6 semaines, peuvent s’aligner ? La réponse réside dans le concept de "dual track". En effet, tandis que certaines personnes s'attellent au Shaping pour préparer les projets du prochain cycle, d'autres équipes se lancent dans le Building des initiatives définies lors du cycle précédent. Ce fonctionnement en parallèle assure une continuité et une efficacité optimales, permettant une transition fluide entre la conception et l'exécution des projets.

Cas concret de mise en place par TheFork, Lifen et Livementor : implémentation et appropriation de ShapeUp

On le sait, avant tout changement dans son organisation, il faut bien en comprendre les principes, les avantages et les inconvénients. Mais dès lors qu’on est tous convaincus, le plus dur reste l’implémentation et surtout comment faire.

On a donc réalisé une table ronde sur le sujet avec 3 sociétés, TheFork, Lifen et Livementor, qui ont instauré ShapeUp depuis plusieurs années. Ils l’ont adopté pour sa capacité à améliorer l'agilité et l'efficacité des équipes de développeurs dans la création de produits innovants. Pendant 1h, nos 4 intervenants vous expliquent concrètement : 

• Pourquoi ils ont décidé de se tourner vers cette méthode ;
• Comment l’ont-ils mise en place et faite évoluer pour se l’approprier ;
• Quels écueils ils ont rencontrés ;
• Et leurs enjeux à venir !

Conclusion : par où commencer pour adopter et mettre en place Shape Up ?

Shape Up fonctionne mieux dans une société avec une culture d’entreprise ouverte et collaborative. C’est pour cela que cette méthode peut parfois être difficile à mettre en place dans une grande entreprise avec des structures hiérarchiques rigides. 

Il est cependant tout à fait possible de la mettre en place et de l’adapter à votre besoin. Avec de l’apprentissage et de l’engagement sur les principes fondamentaux de ShapeUp tout est possible !

En adoptant Shape Up, l’entreprise bénéficie d'une approche plus agile et centrée sur le produit, similaire aux principes de Scrum mais avec une emphase renforcée sur le design et la planification stratégique.

En suivant les étapes de mise en place décrites ci-dessus, en possédant les bonnes ressources et en s'inspirant d'exemples concrets tels que The Fork, Lifen ou Livementor, vous pouvez commencer à transformer vos processus de développement produit.

Cindy Vieira
Content Manager Tech
@Eleven Labs